KIVIPO Adatkezelési tájékoztató

Adatkezelési tájékoztató

A KIVIPO (Kivitelezői Portál) mobilalkalmazás alapú rendszer, kivitelező gazdasági társaságok számára, az alkalmazás használata során felvett adatkezelésre vonatkozóan

A. Bevezető

Az alábbi Adatkezelési Tájékoztató célja, hogy ÚjHáz Zrt., ÚjHáz Informatikai Kft., BM-Process Kft., it4All Hungary Kft., valamint a kivitelező gazdaság társaság (a továbbiakban: Felhasználó) által kiválasztott partner (a továbbiakban: ÚjHáz Kereskedés) mint közös adatkezelők (továbbiakban: Közös adatkezelők) ismertessék a KIVIPO mobilalkalmazás adatkezelési műveleteit, megfelelve az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete (2016. április 27.) a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről (Általános Adatvédelmi Rendelet – General Data Protection Regulation (GDPR) előírásaiban és a hatályos magyar jogszabályokban foglaltaknak.

Az Adatkezelési Tájékoztatóban használt fogalmak

személyes adat: azonosított vagy azonosítható természetes személyre („érintett”) vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható;

adatkezelés: a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés;    

adatkezelő: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja;

adatfeldolgozó: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel;         

címzett: az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak;

Az Adatkezelési Tájékoztatóban nem, vagy nem kellő részletességgel rendezett kérdésekben a természetes személyeknek a GDPR rendelkezései az irányadóak.

B. Adatkezelők:

Adatkezelő  1.:

ÚjHáz Zrt.
9094 Tápszentmiklós, Fő u. 53.
+36 96 900 280
e-mail: adatvedelem@ujhaz.hu

Adatkezelő 2.:

Újház Informatikai Kft.
1113 Budapest, Nagyszőlős u. 11-15.
+36 96 900 280
e-mail: info@ujhaz.hu

Adatkezelő 3.:

BM-Process Kft.
9027 Győr, Pesti u. 1 /D
+36 96 900 280
e-mail: bm@ujhaz.hu

(Adatkezelő 1., Adatkezelő 2. és Adatkezelő 3. a továbbiakban együttesen „Újház”).

Adatkezelő 4.:

it4all Hungary Kft.
1117 Budapest, Alíz utca 3.
e-mail: info@it4all.hu

Adatkezelő 5.:

A Felhasználó által önként kiválasztott és hozzá regisztrált ÚjHáz Kereskedés.

mint közös adatkezelők (továbbiakban - Adatkezelő 1., Adatkezelő 2., Adatkezelő 3., Adatkezelő 4. és Adatkezelő 5. - együttesen „Adatkezelők” vagy Közös adatkezelők).

Közös adatkezelés

Az Adatkezelők közös adatkezelőknek minősülnek tekintettel arra, hogy a jelen Adatkezelési tájékoztatóban meghatározott adatkezelési célokat és módokat együttesen, közös – a közöttük létrejött külön megállapodásban részletezett – felelősség mellett határozzák meg.

Az Adatkezelők a közöttük, mint közös adatkezelők között létrejött külön megállapodásban rögzítik a jelen Adatkezelési tájékoztatóból következő jogok gyakorlásával és kötelezettségek teljesítésével kapcsolatos felelősségük megoszlását. E megállapodás lényegét ebben a pontban foglalják össze, melyről való tájékoztatást az Adatkezelők az adat alanyainak, a Felhasználó javára biztosították.

A Felhasználó az Adatkezelők bármelyikével szemben gyakorolhatja az adatkezeléssel kapcsolatosan jogszabály, e tájékoztatóban is ismertetett, fennálló jogait, illetve az Adatkezelők bármelyike jogosult e jogok gyakorlására. Mindezek alól kivételt képez, amennyiben valamely jog vagy kötelezettség jelen tájékoztató tartalma szerint kifejezetten csak valamely adatkezelőre vonatkozóan áll fenn.

Az Adatkezelők rögzítik, hogy a jelen tájékoztatóban is ismertetett jogaiknak gyakorlására, valamint kötelezettségeiknek teljesítésére egyetemlegesen jogosultak, illetve kötelesek.

C. KIVIPO mobilalkalmazás használata során szükséges adatkezelés

1. Az adatkezelés célja

Az ÚjHáz Kereskedés termékei iránt érdeklődő kivitelező gazdasági társaság részére, az építőanyag beszerzésre vonatkozó tevékenységük segítése céljából az ÚjHáz kivitelezői portál (KIVIPO) mobilalkalmazást fejlesztetett, ahol a kivitelezők önként megadott paraméterek és kiválasztott anyagok mentén, a kivitelező által választott Újház Kereskedésen keresztül adhatják le rendelésüket a szükséges anyagok megrendelésére / vásárlására. Az adatkezelés célja tehát a kivitelező Felhasználó segítése és támogatása az árucikkek mennyiségének, termékleírásának és árának pontosításával, annak megrendeléséhez / megvásárlásához.

A kezelt adatok köre

A nem természetes személy szerződő Felhasználó – tehát a kivitelező gazdasági társaság – vezető tisztségviselőjének teljes neve, e-mail címe, telefonszáma, valamint a gazdasági társaság neve és adószáma. Ezt követően egy e-mailben kapott egyszer-használatos kód biztosítja, hogy csak az használhassa a KIVIPO mobilalkalmazást, aki regisztrált. A regisztráció a kód beírásával és jelszó megadásával véglegesíthető.

Az Újház Kereskedés által jóváhagyott regisztrációt követően, a Felhasználó által megadott további munkavállójának teljes neve, e-mail címe és telefonszáma.

A személyes adatok címzettjei:

Adatkezelő erre jogosultsággal rendelkező munkatársai és adatfeldolgozói.

Adatfeldolgozók:

2. Az adatkezelés jogalapja

Közös Adatkezelők jelen tájékoztatóban ismertetett adatkezelése a GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pontján nyugszik, a Felhasználó és az Adatkezelő 5. közötti szerződés előkészítése érdekében szükséges.

Az adatok szolgáltatása önkéntes, a Felhasználó bármikor jelezheti, hogy mégsem kíván vásárolni Újház Kereskedésben a terméket és így a kalkulátorban rögzített előzetes kalkulációra sincs szüksége, azok törölhetőek.

Az adatok gyűjtése, kezelése, tárolása kizárólag a jelen tájékoztatóban megjelölt célok érdekében történik.

3. Az adatok forrása

Az adatok a regisztráció elkészítése alatt kerülnek felvételre a Felhasználó tájékoztatását követően. Ha az adatokat a Felhasználó nem kívánja megadni, úgy ezt az adatkezelés megkezdése előtt vagy azzal egyidejűleg tudja jelezni. Az adatok szolgáltatása teljesen önkéntes, kizárólag a Felhasználó részére készülő megrendelések beazonosítását szolgálja.

4. Az adatokhoz történő hozzáférés, tárolás

Közös Adatkezelők különös gondot fordítanak arra, hogy a felvett, megadott adatokhoz kizárólag az adott feladat ellátásáért felelős szervezeti egységek jogosultsággal rendelkező munkatársai, megbízottjai, adott esetben adatfeldolgozói férjenek hozzá.

A személyes adatok elsődleges tárolására Közös Adatkezelők saját informatikai rendszereit és a Servergarden Kft. tárhelyszolgáltatását használja, ahol közreműködő adatfeldolgozóként eljáró partnert vesz igénybe külön szerződés alapján.

A KIVIPO rendszer üzemeltetését az ÚjHáz, szerverszolgáltatását a Servergarden Kft. és szükség szerinti fejlesztését, valamint üzemeltetéstámogatását az It4All Kft biztosítja.

Az adatkezelés tartama

Az Adatkezelők nem tárolják a személyes adatokat a jogilag megengedett határidőn, valmaint azon az időn túl, ami a KIVIPO által nyújtott szolgáltatások vagy azok releváns részeinek nyújtásához szükségesek. A tárolási információ természetétől és az adatkezelés céljától függ. A maximális időszak ennek megfelelően felhaszálástól függően változhat.

Közös Adatkezelők a jelen tájékoztatóban megjelölt személyes adatokat a Felhasználó törlésre vonatkozó kérelméig, illetve a Felhasználó jogosult törölni az általa megadott személyes adatokat.

Miután Felhasználó törölte a Felhasználói fiókját, a személyes adatok cask addig tárolhatók, ameddig az ilyen adatkezelésre jogszabályi okokból szükség van vagy ameddig az ésszerűen szükséges jogszabályi kötelezettségeinek teljesítéséhez vagy jogos érdekink érvényesítéséhez pl. igénykezelés, könyvelés, belső jelentések és vitarendezési célokból.

Adókötelezettségek: az adatmegőrzési idő annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni (lásd az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény 78. § (3) és 202. § (1) bekezdését).

Számviteli dokumentumok: az adatok megőrzési ideje 8 év (a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 168-169. §-a). A gyakorlatban ez olyan adatokat jelent, amik a számviteli nyilvántartást alátámasztó dokumentumokba bekerülnek, például megjelennek a kivitelező és a partner közötti szerződéses iratokban (pl. megrendelés) vagy egy számlán.
 

Harmadik országba történő adattovábbítás

Közös Adatkezelők a kezelt adatokat harmadik országba nem továbbítják.
 

D. Az adatok bizalmassága és biztonsága

Közös Adatkezelők a személyes adatokat bizalmasan kezelik, az adatok megőrzése érdekében megtesznek minden az adattároláshoz, feldolgozáshoz kapcsolódó informatikai és egyéb biztonságos adatkezelést elősegítő intézkedést.

Közös Adatkezelők a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó  valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajtanak végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálják.

E. Az Önt, mint érintettet megillető jogok

Tájékoztatjuk, hogy jogszabály alapján az adatvedelem@ujhaz.hu email-címen vagy jelen tájékoztatóban megjelölt elérhetőségeinken érvényesítheti az Önt megillető jogokat, amely alapján – a jogszabályban megjelölt keretek között:

1. hozzáférést kérhet az Önről kezelt személyes adatokhoz, illetve másolatukhoz; (15. cikk)
2. tájékoztatást kérhet az adatkezelés főbb jellemzőit (célja, kezelt adatok köre, bevont adatfeldolgozók, adatkezelés tartama) illetően; (15. cikk)
3. kérheti az Önre vonatkozó pontatlan személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését vagy a hiányos személyes adatok kiegészítését; (16. cikk)
4. kérheti az Önre vonatkozó személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli törlését (17. cikk)
5. kérheti az adatok használatának korlátozását (18. cikk)
6. tartózkodási helye, munkahelye vagy a vélelmezett jogsértés helye szerinti felügyeleti hatóságnál eljárást kezdeményezhet (77. cikk).

Magyarországon a felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (H-1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11., Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9., Tel.: +36 (1) 391-1400, e-mail-cím: ugyfelszolgalat@naih.hu).

Jogsérelem esetén lehetősége van továbbá az adatkezelővel vagy az adatfeldolgozóval szemben peres eljárást indítani az adatkezelő vagy az adatfeldolgozó tevékenységi helye szerinti tagállam bírósága, valamint az Ön tartózkodási helye szerint illetékes törvényszék előtt.

F. Adattörlési eljárás kezdeményezés & Adatmegőrzés

Az adatok egy részét pl. a személyes adatait bármikor kérheti törölni. Ezeket az adatokat mindaddig megőrizzük KIVIPO-fiókjában, amíg Ön el nem kezdeményezi a fiók törlését a KIVIPO-n belül.

A kivitelező kezdeményezi a fióktörlést a megfelelő menüpont alatt, ennek hatására a KIVIPO backend megszünteti a felhasználót, és jelzést küld a Vállaltirányítási rendszer felé, majd a Vállaltirányítási rendszerből szintén töröljük az ügyfél személyes adatait.

Bizonyos adatokat pedig hosszabb ideig megőrzünk pl. cégnév, ha ez szükséges jogszerű üzleti vagy jogi célokból, amelyek lehetnek például biztonsági, csalás- és visszaélés-megelőzési, illetve pénzügyi nyilvántartási célok.

A különböző adatkezelési jogalapok tekintetében az adatokat a következő időszakokban kezeljük:

• hozzájárulás: amíg nem kéri az adatok törlését vagy nem vonja vissza beleeegyezését
• jogos érdek: amíg nem kifogásolja személyes adatainak a megadott célra történő kezelését, kivéve, ha bizonyítjuk, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az Ön érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéseséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
• jogi kötelezettségek: a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 6:22 §-ának megfelelően a szerződés megszűnését követően 5 évig kezeljük az Önnel kötött szerződésből eredő követelések és jogok érvényesítéséhez szükséges adatokat. A számviteli kötelezettség teljesítése céljából a számviteli dokumentumokban feltüntetett név- és címadatait legalább 8 évig megőrizzük a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény 169. §- a alapján.

Emellett továbbra is tároljuk az Ön adatait, amennyiben erre a GDPR 17. cikkének 3. bekezdése feljogosít minket. Ez különösen azokra az esetekre vonatkozik, amikor személyes adataira jogi igények megállapításához, gyakorlásához vagy védelméhez van szükségünk.

Amikor Ön adatot töröl egy törlési eljárást kezdeményez, mi mindent elkövetünk annak biztosítása érdekében, hogy az adatok eltávolítása a szervereinkről biztonságosan és teljes mértékben megtörténjen, illetve, hogy csak anonimizált formában őrizze meg őket a rendszer. Igyekszünk biztosítani, hogy szolgáltatásaink védelmet nyújtsanak az adatok akaratlan vagy rosszindulatú törlésével szemben.

G. Kapcsolat

Adatvédelemmel kapcsolatos kérdéseivel, kéréseivel kérjük, forduljon hozzánk bizalommal, akár az adatvedelem@ujhaz.hu e-mail címen, akár az ÚjHáz Kereskedés e-mail-címén.

Az Ön megkeresésére tájékoztatás kérése esetén legfeljebb 30 napon belül, az Ön által megadott elérhetőségen válaszolunk.

Jelen adatkezelési tájékoztatónk mindenkor aktuális változata hozzáférhető Újház Kereskedés telephelyén.

Taglista 20240109 | pdf 186.7kb